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Personne n’aime les longues réunions ennuyeuses et inutiles. Et pourtant, la plupart des réunions auxquelles nous participons le sont. Les participants ne sont pas motivés, désintéressés et ne savent pas quelles sont les tâches à accomplir pour la prochaine réunion.

Heureusement, il existe quelques règles de réussite qui, si elles sont appliquées, peuvent vous transformer en héros de l’entreprise, l’organisateur de réunions le plus efficace. Que diriez-vous de devenir le héros de vos collègues ? Tout ce que vous avez à faire est de suivre les conseils ci-dessous :

1. Est-il vraiment nécessaire d’avoir une réunion pour chaque sujet ?

Probablement pas. Si le sujet que vous souhaitez aborder n’est pas très important, si vous pouvez obtenir des réponses à vos questions par email, ou poser des questions face à face à vos collègues, une réunion formelle n’est pas nécessaire. Vous pouvez économiser votre temps et celui de vos collègues.

2. Établir un but précis, un agenda et un calendrier.

Un objectif précis constitue 50% du succès d’une réunion. À l’ordre du jour devraient être en gros, les sujets que vous souhaitez aborder et le temps dont vous avez besoin. Encouragez tous les participants à proposer d’autres points à l’ordre du jour, et à proposer des sujets en les rendant publics aux autres participants avant la réunion. Cela permettra de clarifier la structure et de simplifier la réunion.

3. Soyez ponctuel et faites en sorte que vos collègues le soient aussi.

Le temps c’est de l’argent, et plus que cela, c’est l’une des ressources les plus précieuses.

4. Gérer le temps.

Définissez un temps pour chaque sujet et essayez de le respecter. S’il y a 4 sujets à l’ordre du jour en une heure, essayez de donner 15 minutes pour chaque sujet. Cela suggère qu’une personne de l’équipe joue le rôle de gardien du temps et intervienne chaque fois qu’il reste 5 minutes.

5. Contester l’idée, pas la personne.

La sincérité et les retours sont très importants pour trouver les meilleures solutions aux problèmes abordés. Cependant il est important de contester les idées, pas les personnes qui les proposent. Donner à chacun la chance de s’exprimer.

6. Prenez des notes à l’ordre du jour.

Écrivez toute information supplémentaire à ajouter, et les actions à entreprendre.

7. Faites un bref résumé de chaque point clé et attribuez à chaque personne les activités qu’elle doit accomplir.

Tout le monde saura quelles sont ses tâches et peut se concentrer sur l’essentiel.

 

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