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Pour mettre en place la Weekly sur la durée, voici quelques références et conseils.

Historique

Le déroulement de la weekly est fondé sur la gouvernance adaptative. Cette dernière permet d’être plus efficace dans un environnement imprévisible. La gouvernance adaptative fonctionne par cercles, avec des responsabilités au plus près des compétences. Il y a ici une logique de “petits pas”. Le monde est trop incertain pour continuer à faire de grands pas. Chaque cercle est autonome mais sert la raison d’être de l’entreprise, le but commun. Orange est notamment adepte de ces réunions fondées sur la gouvernance adaptative. Le but est de distribuer l’autorité et le leadership de sorte que chaque membre de l’équipe ait un rôle important qui sert un but commun.

 

Afin de mettre en place ce type de fonctionnement, et plus précisément la Weekly, il est intéressant de fixer un rendez-vous hebdomadaire, idéalement le lundi matin afin de clarifier les enjeux de la semaine. Pour le déroulé de la réunion vous pouvez vous référer au premier article de la série.

Détails des éléments matériels essentiels à une bonne Weekly

Les drapeaux verts : Ils permettent de voir l’avancement des tâches de manière concrète et illustrent les réussites de la semaine. Chaque post-it vert contient une réussite, collective ou personnelle. Cela diffuse une atmosphère positive à l’intérieur de l’équipe et dépeint une réelle progression.

Les drapeaux rouges : Ils ne sont pas connotés négativement. Ils servent à attirer l’attention de l’équipe sur des obstacles ou points de blocage à surmonter.

Les fanions d’avancement :

  • Finished
  • On track
  • Delayed

Ils permettent de voir la progression initiative par initiative. Alliés aux drapeaux ils deviennent d’autant plus puissants, la corrélation des deux indicateurs permet une vision plus précise de l’avancée. 

Mise en situation : lorsqu’un commercial signe deux contrats sur les 5 initialement prévus, un drapeau vert est de sorti. Mais le but final n’est toujours pas atteint . C’est ici que le fanion “on track” intervient.

Déroulement d’une Weekly type chez Entr’UP :

Lundi, 9:00, Salle Astéroïde.

  • Etape 1 : L’inclusion : Chaque membre de l’équipe exprime son état du moment de manière brève, s’il va bien, s’il est en forme etc… Cela permet d’engager la conversation, la Weekly peut commencer.
  • Etape 2 : Actions bloquantes de la semaine précédente : Le but est de voir si elles ont été réglées ou non. 
  • Etape 3 : Les Green Flags : Pour chaque objectif, initiative par initiative, chaque personne présente ses Green flags. Ils correspondent aux réussites de la semaine écoulée. 
  • Etape 4 : Les Red Flags : Cette fois-ci nous utilisons la méthode du tour de table. A tour de rôle, chacun est libre de présenter les situations de blocage auquel il fait face. Chaque Red Flag est daté afin de s’assurer les semaines suivantes, que les situations bloquantes ne durent pas dans le temps.
  • Etape 5 : Traitement des Red Flags bloquants : Nous prenons quelques minutes pour voir si certains blocages peuvent être réglés rapidement. Ceux qui nécessitent plus de 3 minutes seront réglés durant la semaine à venir (en programmant un point spécifique).
  • Etape 6 : La désinclusion : Chacun exprime son opinion sur le déroulé de la Weekly afin d’en améliorer le format chaque semaine.

Lundi, 10h02, Salle Astéroïde.

Le déroulement de cette réunion nécessite donc un support. Entr’UP vous propose ainsi un support préfait, se basant sur différents logiciels de gestion de projet qui faciliteront grandement le déroulement de votre réunion et vous permettront de réaliser ce travail dans la durée.

Voici les différents liens qui vous donne accès à vos supports.

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