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Vous est-il déjà arrivé de vous dire que vous passiez vraiment trop de temps en réunion ?
De vous rendre compte jeudi à 14h que vous aviez déjà passé 7h en réunion cette semaine ? « Une journée de travail passée en réunion ! »

Il y a de grandes chances que ce soit le cas. Le problème face à ce chiffre n’est pas tant le temps que vous avez passé en réunion, mais bien ce qui est ressorti de ces dernières. Un manque de décisions prises et de plans d’actions définis est souvent pointé du doigt lorsque l’on évoque le sujet des réunions.

Alors plutôt que de proscrire les réunions, ce qui serait un tant soit peu excessif et contre-productif, regardons ensemble les points sur lesquels nous pouvons agir pour devenir plus performants pour enfin réussir les réunions.

Le point de départ inévitable : Préparer sa réunion (que l’on soit organisateur ou participant !)

Bien qu’essentielle la préparation de la réunion est trop souvent négligée. Or pour tenir des réunions productives il est important de ne pas sous estimer cette étape.

Pour être efficace la préparation se doit bilatérale. Pour optimiser d’entrée vos réunions, assurez-vous en tant qu’organisateur de définir un ordre du jour clair avec le rôle de chacun. De cette manière vous favorisez l’implication de vos participants. Chacun d’entre eux sait clairement pourquoi il est convié à la réunion et son rôle dans la réunion.

Idéalement, et si votre réunion s’y prête, incitez les participants à communiquer les informations importantes en amont de la réunion. Plus les échanges d’informations sont fluides plus votre réunion a des chances d’aboutir à de véritables conclusions. Vous gagnez également un temps précieux en début de séance car les participants sont prêts à entrer dans le cœur du sujet.

Animez votre réunion en lui donnant du rythme

Rassurez-vous il n’est pas nécessaire de sortir le grand jeu à chaque réunion pour rythmer avec talent votre séance. Mais alors, comment animer avec efficacité votre réunion ?

La première chose à définir est le temps de votre réunion. Gardez en tête que la durée optimale d’une réunion est de 45 minutes. Une durée assez longue pour favoriser les échanges et la prise de décisions, en limitant efficacement les divagations.

Ensuite allouez un temps pour chaque sujet que vous devez aborder en réunion. Penser à  réserver 10 minutes en fin de séance afin de faire un récapitulatif des décisions prises et un check rapide des actions planifiées.

Les participants doivent avoir connaissance de ce timing afin de pouvoir le respecter. En séance définissez un maître du temps, idéalement une personne qui a un rôle de d’informé dans la réunion. En effet une personne responsable d’un sujet, au même titre que l’animateur de la réunion, ne sont pas les personnes idéales pour ce rôle car l’exercice du « maître du temps » nécessite justement d’alerter les personnes qui ont la parole si le temps alloué à leur sujet est presque terminé.

Animer avec efficacité un réunion passe donc par une bonne répartition des rôles de chacun, et une bonne distribution de la parole. N’oubliez pas qu’une réunion réussie passe par des échanges efficaces et de la collaboration ! Il est donc nécessaire que chacun ait un temps de parole. Si vous avez choisi d’inviter ces personnes à la réunion c’est qu’elles peuvent apporter un point de vue pertinent. Si ce n’est pas le cas interrogez-vous sur la nécessite de la présence de cette personne dans la réunion.

Des échanges riches et dynamiques favorisent la prise de décisions et vous permettent de qualifier votre réunion de productive.

L’ultime étape… Le compte-rendu.

Si vous avez bien suivi chacune des étapes, le compte-rendu devrait être simple à rédiger. Ce document fait activement partie de la réussite d’une réunion. Il permet d’acter les décisions et plans d’actions définis en séance.

Pour la rédaction, reprenez l’ordre du jour ainsi que les éléments qui ont été partagés avant la réunion. Il vous suffit d’y ajouter les éléments abordés dans la dernière partie récapitulative de votre réunion – si vous vous aidez des bons outils de réunion vous pouvez même le terminer pendant cette phase et l’envoyer dès la fin de la séance 😉 ! – .

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